AWS Archive - Cadre réglementaire
Loi du 13 mars 2000 (modifiant le code civil), un document électronique
signé a la même valeur légale sous réserve
d'être : "Conservé dans des conditions de nature à
en garantir l'intégrité"
Les dispositions relatives aux archives s’appliquent aux documents quel
que soit leur support matériel, donc y compris aux documents électroniques.
Leur durée d’archivage, la décision d’archiver à long terme et le choix
des documents suit les règles énoncées pour les documents produits sous
forme papier.
Les questions de la fiabilité des documents archivés et de la pérennité
du contenu de ces documents sont fréquemment soulevées lorsqu’on évoque
l’archivage des documents électroniques.
- La fiabilité des documents archivés réside dans la confiance accordée
à la personne publique.
Comme la signature au bas des actes papier, c’est la signature électronique
qui confère un caractère de référence, et une attestation ou un certificat
de nature administrative qui les rend fiables préalablement à leur archivage.
- La pérennité s’apprécie en terme de sécurité dans la conservation des
documents, l’obsolescence rapide pouvant entraîner une non lisibilité
des informations dans des délais relativement courts (entre 5 et 10 ans).
Un document électronique est un document indissociable des équipements
logiciels et matériels capables de l’interpréter et de la rendre intelligible.
Il en découle que la préservation d’un document ne peut se résumer à sa
préservation en tant qu’objet physique entreposé (on ne peut se contenter
d’assurer l’intégrité bit par bit de la donnée numérique) ; il faut plutôt
préserver la capacité de rendre la donnée intelligible.
Accès et disponibilité des données
Pour établir des échanges numériques avec les Archives départementales,
la phase de réalisation doit autoriser l'accès et la restitution des informations
et des documents dans le temps. Si les formats originels ne sont pas conformes
à des formats retenus pour la conservation à long terme (TXT, PDF, XML
pour les fichiers texte ; TIFF CCIT groupe IV, PNG pour les images), il
devra être procédé à une conversion..
L'archivage des données, devra être accompagné d'un
fichier initial de format TXT contenant les méta données
de conservation (structure des fichiers, dictionnaires des données,
codes, dates…), les méta données de description tant
des données que des matériels et logiciels, les méta
données de gestion (objet, volumétrie, date,..).
Afin de garantir l'intégrité et l'authenticité des dossiers électroniques il conviendra de se référer à la norme AFNOR NF Z 42-013 et aux préconisations du groupe INTERPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic System) qui indiquent les procédures permettant d'assurer une traçabilité des opérations, ainsi qu'un système d'options visant à assurer une sécurité maximum du système (établissement d'un dossier de prescriptions techniques du système, d' horodatage des historiques des événements, journal quotidien des événements, des opérations, édition d'attestation accompagnant chaque procédure…).
Durée d’utilité administrative :
- Offres non retenues : 5 ans
- Marchés de services et de fournitures attribués : 10 ans
- Marchés de travaux attribués : 30 ans